PHOTOTHÈQUE D'ENTREPRISE :
TOUT SAVOIR SUR LA GESTION DES DROITS À L'IMAGE

Paru le 12 Novembre 2019

Nul n’est censé ignorer la loi : en matière de droits à l’image, l’adage est souvent pris à la légère. Attention, danger ! Contourner les obligations peut entraîner de lourdes sanctions pour le(s) dirigeant(s). Voici de précieuses informations pour vous mettre en règle dans le cadre de la création de votre photothèque (ou vidéothèque), mais aussi un précieux conseil pour vous conformer au RGPD.

1. CE QUI NÉCESSITE UN ACCORD DE LA PART DU SALARIÉ…

Toute personne dispose d’un droit exclusif sur son image et sur l’utilisation qui en est faite. Si vous vous constituez une banque image d’entreprise mettant en scène des salariés, vous devez veiller au respect des règles de diffusion.
Il existe ainsi 3 cas spécifiques où l’accord du salarié constitue une obligation :

• l’image porte atteinte à la dignité du salarié : par exemple, si le cliché ou la vidéo montre le collaborateur assoupi et affalé sur son bureau ou encore éméché,
• l’image est utilisée à des fins publicitaires ou commerciales : par exemple, si le visuel du salarié est diffusé sur le site internet de l’entreprise,
• l’image est diffusée dans un but lucratif : par exemple, si votre salarié se retrouve sur une affiche promotionnelle.

Précisons que vous ne pouvez pas vous contenter d’un droit de réalisation d’une image. Ce qui compte, c’est le droit de diffusion. Et pour les 3 cas évoqués, l’accord du salarié s’impose.
Il existe deux façons d’obtenir cet indispensable sésame :

• faites signer au salarié un acte d’autorisation en bonne et due forme,
• intégrez une clause d’autorisation à la diffusion dans le contrat de travail du salarié.

2. CE QUI NE NÉCESSITE PAS D’ACCORD DU SALARIÉ…

Vous avez le droit de diffuser une image d’un salarié si le but est tout simplement d’informer en interne ou en externe. Par exemple, nulle autorisation ne s’impose pour l’intégration d’un visuel de votre salarié dans un trombinoscope, sur papier ou en ligne. De même, si le stand de votre entreprise est photographié sur un salon et que l’on distingue des collaborateurs (à condition que l’image ne porte pas atteinte à sa dignité), vous pouvez vous passer de leur accord, dans la mesure où la diffusion ne va pas au-delà du cadre professionnel. Il en va de même pour l’image d’une foule ou d’une apparition fortuite du collaborateur.

3. LE RGPD CHANGE LA DONNE, EASY LIBRARY D’ALVEOS VOUS PROTÈGE

Le respect du droit à l’image est l’une des composantes du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) entré en application en 2018. S’il réaffirme la notion de données à caractère personnel des images et autres vidéos, il ne modifie pas les cas où l’accord du salarié est nécessaire ou non. Le RGPD impose cependant d’autres obligations essentielles, notamment en termes de traçabilité, d’accessibilité et de sécurisation des données écrites ou visuelles. La CNIL veille au respect de ce règlement…

Dans ce contexte, le DAM est un outil incontournable et complet pour optimiser, encadrer, partager et diffuser vos données, y compris les clichés de vos salariés. Parmi les solutions proposées, Easy Library d’Alveos est aujourd’hui plébiscité par les entreprises pour sa capacité à gérer automatiquement, simplement et à moindres frais les différents droits liés à une photothèque. Avec Easy Library, vous disposerez de toutes les clés pour vous conformer au RGPD en général et au droit à l’image en particulier.